Фонд нормативных документов ФБУ «УРАЛТЕСТ» переведён в цифровой формат

Справочно-информационный фонд ЦСМ Росстандарта в Свердловской области всегда был самым обширным в Уральском федеральном округе и содержал около 25 тысяч нормативных документов. Продолжая работу по развитию электронного документооборота, начатую в учреждении ещё в 2016 году, отделом метрологического обеспечения, стандартизации и экспертных работ осуществлён перевод нормативных документов фонда УРАЛТЕСТ с бумажных носителей в электронный вид.

«В течение нескольких месяцев сотрудниками была проделана огромная работа по сканированию документов, и на сегодняшний день все бумажные носители сданы в архив. Завершён один из самых больших этапов цифровизации учреждения», - сказал Геннадий Шахалевич, генеральный директор ФБУ «УРАЛТЕСТ».

При всей кажущейся простоте сканирования, качественная оцифровка представляет собой кропотливый и трудоёмкий процесс, поскольку включает в себя не только процесс сканирования, но и дополнительные операции с обрабатываемым носителем. Это подготовка к оцифровке, расшивка и последующая сшивка многостраничного документа, устранение механических повреждений, замятий и заломов, сверка результата оцифровки с оригиналом.

Кроме того, ветхие документы, где имеются стёртые, плохо читаемые, а также специальные символы, некорректно распознаваемые компьютерными программами, сверялись с результатом оцифровки и при обнаружении неточностей исправлялись вручную.

«В настоящее время на базе «1С.Документооборот» создано программное обеспечение «Учёт нормативных документов», где в цифровом формате имеются все необходимые для деятельности учреждения нормативные документы, поддерживаемые в актуальном состоянии», - пояснила Вероника Кислова, начальник отдела метрологического обеспечения, стандартизации и экспертных работ ФБУ «УРАЛТЕСТ».

Первые результаты использования электронных документов говорят о повышении эффективности работы – отпала необходимость в хранении и обслуживании бумажных носителей; возросла скорость делопроизводства и технологических процессов; получение, редакция и распространение документов занимает значительно меньшее время.

Площади, ранее занимаемые справочно-информационным фондом, освобождены и переданы другим подразделениям учреждения.